SISTEMAS DE INFORMACIÓN ADMINISTRATIVA Repercusión de los sistemas de información sobre la organización

RELACIÓN ENTRE LAS ORGANIZACIONES Y LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Debemos comenzar señalando que las organizaciones y los sistemas de información guardan una relación en ambas direcciones. Por un lado las organizaciones deben permitir la existencia y desempeño de los sistemas de información y cumplir con un proceso de asimilación del mismo, como elemento extraño que es en su medio. Mientras tanto los sistemas de información deben adaptarse a la organización y cumplir con la provisión de información de manera oportuna y acertada a la empresa; después de todo, esa es la razón de su existencia. Algunos de los factores que influyen en esa relación, es mostrado en la siguiente gráfica por Loudon en su libro "administración de los sistemas de información" La forma como la tecnología afecta a las instituciones depende de qué clase de ellas estemos hablando. Técnicamente, una institución se defina como "una estructura social estable y formal que obtiene recursos del medio ambiente y los procesa para la obtención de productos". Es conveniente mirar como los sistemas de información afecta a las instituciones, que beneficios y dificultades conlleva la aparición de uno de ellos dentro de una organización. Para analizar este punto, vamos a seguir el planteamiento señalado por Keneth y Jane Loudon, mediante el cual esbozan teorías al respecto, divididas en dos grupos: económicas y conductuales.

TEORÍAS ECONÓMICAS Según el modelo microeconómico, la empresa considera a la tecnología de información como un facto de la producción que puede ser sustituido en algún momento por capital o por trabajo. Entre tanto, la teoría de los costos de operación señala que las empresas existen porque pueden efectuar operaciones en el mercado internamente de manera más barata de lo que puede hacerlo con empresas externas en el mercado. La teoría de los agentes concibe a la empresa como un conjunto de contratos entre personas que representan sus intereses individuales, en vez de una entidad unificada encargada de maximizar la utilidad

TEORÍAS DEL COMPORTAMIENTO La teoría de la decisión y el control afirma que la función de la institución es la de tomar decisiones bajo condiciones de incertidumbre y riesgo, y que la institución centraliza la toma de decisiones y crea una jerarquía para reducir la incertidumbre. La teoría sociológica en un planteamiento conductista que establece que las instituciones desarrollan estructuras burocráticas jerarquizadas y procedimientos de operación para enfrentar a los entornos inestables y que las instituciones no pueden cambiar las rutinas cuando cambia el medio ambiente. La teoría postindustrial, también es de carácter conductual y afirma que las transformaciones de los países industriales avanzados hacia sociedades postindustriales crea instituciones más planas dominadas por los trabajadores de conocimiento, en donde la toma de decisiones es más descentralizada. Otra teoría conductual es la cultural, que afirma que la tecnología de información debe encuadrarse dentro de la cultura de la institución o la tecnología no será adoptada. Por último, la teoría política, describe a los sistemas de información como el resultado de la competencia política entre subgrupos en las instituciones por la influencia sobre las políticas, procedimientos y recursos de la institución.

RESISTENCIA INSTITUCIONAL AL CAMBIO Otro factor que denota la influencia de los sistemas de información dentro de una institución se ve en la resistencia al cambio, para lo cual se hace necesario tratar cuatro puntos simultáneamente a la hora de establecer un cambio provocado por un sistema de información: la tarea, la persona, la tecnología y la estructura. En el momento de introducir cambios se deben haber evaluado estos cuatro aspectos con el fin de poder introducir los cambios sin que se vean afectados de una manera dramática y estrepitosa, lo cual con seguridad conducirá a una actitud de rechazo, en ocasiones difícil de alterar en el futuro.