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INVESTIGACIÓN Y DESARROLLO DE UN SISTEMA DE INFORMACION ADMINISTRATIVA La búsqueda de la información


Es un conjunto de operaciones que tiene por objeto: localizar, seleccionar y obtener los documentos que den respuesta a las preguntas formuladas por el usuario en función de sus necesidades de información, como podrían ser: ¿Qué se sabe sobre este tema?, lo cual implica una búsqueda retrospectiva o ¿qué hay de nuevo sobre el tema?, que implica una búsqueda de información actualizada. En los sistemas organizacionales, los elementos de la toma de decisiones son obtenidos selectivamente de una o de las 3 fuentes siguientes:

1.- El ambiente

2.- El sistema de almacenamiento ideado para el sistema operativo

3.- Situaciones actualizadas (operación de laboratorio u otra controlada de manera similar)

El problema de buscar información en el ambiente es difícil, pues a veces no sabemos que representará la información ni cuales serán los datos relevantes. Aun cuando generalmente sabemos lo que estamos buscando, la fuente y forma pueden ser totalmente inesperadas. F. J. Aguilar define cuatro modos de investigar el ambiente.
  • OBSERVACIÓN NO DIRIGIDA: El que busca, pero no tiene en mente un objeto especifico; lo único que desea es encontrar cosas que le puedan ser de utilidad en el momento presente o en el futuro. Esto lo hace el gerente al leer los periódicos y las revistas especificas, al escuchar las conversaciones sobre la planta en las reuniones sociales, al asistir a asambleas de la industria y, en general, al mantenerse alerta ante cualquier cosa que pueda referirse a la compañía.
  • OBSERVACIÓN CONDICIONADA : El observador concentra su atención en algún área más o menos identificada, sin efectuar una búsqueda activa. Si aparece alguna señal de algún tipo, el observador está listo para evaluarla. El gerente tendera a seguir estrechamente las actividades de la competencia o a leer las noticias financieras en busca de cambios significativos.
  • BUSQUEDA INFORMAL: Es una búsqueda activa, dirigida pero con poca estructuración. A menudo la investigación del posible mercado de nuevos productos potenciales se acompaña de este tipo de búsqueda. El reclutamiento de personal y la búsqueda de ideas originales de productos son otros ejemplos.
  • BÚSQUEDA FORMAL: : Es un método sistemático, que sigue a un plan previamente establecido tendiente a obtener información específica o información relacionada con un problema concreto. Este patrón de investigación lo representan los diseños de encuestas muéstrales científicamente planeadas y realizadas con sumo cuidado, algunos tipos de búsqueda de inteligencia industrial y el reclutamiento de un nuevo presidente de la empresa.
  • El sistema de almacenamiento dentro de la compañía es desde luego, la base de datos, los problemas de relacionar los datos en ella, de modo que los elementos de los datos pueda recuperarse y combinarse como información Cuando hay que almacenar los datos en una forma precombinada, como documentos e informes, se torna mas difícil el problema de almacenamiento y recuperación. Un ejemplo seria el de una organización que tiene una biblioteca de documentos con informes internos y externos que abarcan todas las áreas del negocio. Un gerente desea determinar un estándar de la rotación de personal en su departamento. Quiere que se efectúe una búsqueda de todos los informes relacionados con la rotación. Tal información puede encontrarse en los informes generales de la compañía, los de sociedades mercantiles, los de personal, los de estudios especiales y los de productividad. Las probabilidades de conseguir la información deseada dependerá seguramente de cómo hayan sido clasificados los informes y su contenido al momento de guardarlos. Cuando grandes cantidades de datos deben ser puestas en almacenamiento para su recuperación posterior, se clasificaran de manera que se posible extraer determinados elementos. La clasificación consiste en estructurar la materia en lotes basándose en las diferencias y semejanzas. Por ejemplo, un arreglo jerárquico de datos de mercadotecnia será el siguiente:

    Mercadotecnia
    Ventas
    Gastos de Ventas
    Gastos de Teléfono
    Gastos de teléfono de X

    En un sistema jerárquico, una letra podría designar un área central de información y los números podrían usarse para indicar subclases. Los decimales se emplean algunas veces para ayudar a establecer el nivel de subclases. Tres ejemplos de términos de un código "alfanumérico" son M 9232, A 1.200.28 HB/128/5. Los manuales de políticas de una empresa y muchos sistemas de las compañías tratan de incorporar en sus códigos ayudas nemotécnicas; por ejemplo, ADM puede significar administración; LEG, legal; PER, personal. Conviene señalar que cuanto mas refinados sean el índice y la clasificación del código, más caro será el almacenamiento de los daos. Sin embargo, al aumentar el refinamiento del índice y del sistema de clasificación, disminuye el costo de la recuperación porque los datos relevantes pueden obtenerse mejor. De ahí la importancia de que el diseñador de sistemas prepare un sistema optimo de almacenamiento y recuperaciones mediante un compromiso entre las necesidades de indexación y de recuperación. El costo del diseño es caro y suele ser mas costoso revisarlo si no satisface las necesidades futuras. A continuación deben considerarse varios aspectos del problema total que plantea el MIS: (sistema de información administrativa)

    .-IDENTIFICACIÓN DE LOS USUARIOS Y DE SUS NECESIDADES
    Sin duda el usuario de la información es la figura principal en el sistema de información administrativa. El éxito de cualquier sistema depende de la eficiencia y seguridad con que se cubra las necesidades del usuario.

    .-SELECCIÓN DE DATOS PARA ALMACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN
    Las necesidades del usuario han de ser bien definidas y debe establecerse su importancia relativa. El gerente participara activamente en el diseño del sistema de información administrativa.

    .-OBTENCIÓN DE DATOS
    Es preciso establecer los procedimientos para reunir los datos referentes a las transacciones y los datos del ambiente.

    .-TIPOS DE ALMACENAMIENTO
    La selección de tales tipos se basa a menudo en la tradición, no en la economía, ni en la tecnología moderna o las consideraciones del sistema de información administrativa.

    .-METODO DE CLASIFICACION E INDEXACION
    El sistema deberá englobar las exigencias cambiantes y crecientes, de modo que no deberá ser rediseñado ni reconstruido varias veces.

    .-PROCEDIMIENTOS DE RECUPERACIÓN
    Deben establecerse procedimientos para el gerente, el especialista en información y el grupo de operación de la computadora para que colaboren en el proceso de búsqueda.

    .-CONSERVAR "PERFILES DE INTERESES DE LOS USUARIOS"
    Debería incluirse un medio para registrar las necesidades presentes y cambiantes de los usuarios. A medida que nuevos datos llegan a la compañía o se generan en ella, el sistema debe compáralos con las necesidades de los perfiles de los clientes, de modo que automáticamente se envíe a los gerentes información oportuna

    .-INTERPRETACIÓN DE DATOS
    Este paso exige estructuración, integración y filtración para traducir los datos en información concisa y comprensible para los gerentes

    .-DIFUSIÓN DE INFORMACIÓN
    Hay que establecer procedimientos para que la información relevante se difunda en forma oportuna y útil. La transmisión verbal y visual, así como la copia de papel, son los medios mas comunes de difusión.

    .-ACTUALIZACION DE LOS ARCHIVOS DE ALMACENAMIENTO
    A menos que pueda aplicarse un procedimiento totalmente mecánico, representa un serio problema sacar el material obsoleto de estos archivos a medida que se agregan datos nuevos. En ultimo termino, el sistema de almacenamiento y recuperación de información ha de ser evaluado por su eficiencia y rapidez. Se ha prestado poca atención al desarrollo de sistemas de búsqueda basados en la computadora y destinados a campos especializados fuera de la compañía y dentro de ella.